中小企業向け緊急連絡網の作り方～最適な連絡手段と運用上の注意点とは

企業の危機管理において、まず緊急連絡網の作成に取り掛かる担当者の方も多いのではないでしょうか？

企業における緊急連絡網の作り方、電話・メール・SNS・専用システム等の連絡手段、個人情報取り扱いの注意等について解説します。

＜本記事の対象となる方＞

• 緊急時の社内連絡体制に不安をお持ちの方
• 緊急連絡網を作っておきたい方
• 安否確認システムの必要性に疑問がある方

企業向け緊急連絡網と、その目的

企業向けの緊急連絡網とは、災害・事故などの緊急事態が発生し緊急連絡をする際、「誰が・どこに・どのツールから・どのような順番で連絡するのか」を定めたものです。

連絡網を使って、緊急時に指示対応をする、従業員の安否確認をするなど、企業の危機管理において欠かせない項目のひとつで、多くの企業で作成が進んでいます。

とくに自然災害は休日夜間に発生することが多く、就業時間外にも気づける緊急連絡網を整備しておくことは企業の危機管理に重要な項目となります。

地震・津波・噴火といった突発的な大災害のほか、台風のような比較的予測が可能な風水害の事前対応の指示連絡にも緊急連絡網は有効です。

連絡網の伝達性と信頼性を高めることで、速やかな安否確認や情報周知ができます。

企業向け緊急連絡網の上手な作り方

はじめに、企業向け緊急連絡網の作り方を紹介します。
以下の7ステップに沿って作成します。

• 緊急連絡網を使う状況・発動条件を明確化する

• 連絡する順番・フローを決める

• 連絡・集計・報告・管理の役割分担をする

• 連絡手段を選定する

• 対応フローを周知する

• 必要な連絡先を収集・記載する

迅速かつ確実に連絡をとれる緊急連絡網を作り、さらに個人情報の漏洩を防ぐ対策も必要です。

それぞれのポイントを解説していきます。

緊急連絡網を使う状況・発動条件を明確化する

はじめに、どのような事態が発生したときに緊急連絡網が必要になるのか、洗い出してみましょう。

たとえば

・自然災害・事件・事故発生時の対応指示（緊急対応や自宅待機の連絡など）
・自然災害・事件・事故発生時の安否確認
・システム障害や自社工場の事故など、事業継続に関わる事項の社内周知

…など

危機発生時は冷静な判断が難しかったり、「まだ大丈夫」という正常性バイアスがかかりやすいため、あらかじめ緊急連絡網の活用基準を明確化しておくとよいです。

例
「早期注意情報で警報級の可能性が[高]になったら」
「○○県で震度5弱の地震が発生したら」
「△△システムに障害が発生したら」

これら緊急連絡網の発動条件は、主に「外部要因による発動」と「自発的な発動」の2つに分類できます。

外部要因による発動

気象庁の発表情報や自治体の発表などに従って、緊急連絡を発動させる場合です。

例
「○○県で震度5弱の地震が発生したら」
「早期注意情報で警報級の可能性が[高]になったら」
「特別警報が〇時までに解除されなかったら」
「避難指示が発表されたら」
「停電が発生したら」
「交通機関の計画運休が発表されたら」

外部要因による場合は基準を明確にしやすく、安否確認システムでは自動的に発動させることも可能です。

自発的な発動

危機管理責任者（多くの企業では社長）が緊急事態と判断し指示を出すことで、緊急連絡を行うケースです。

例
「重大なシステム障害が発生した」
「自社工場で事故が発生した」
「不審者の侵入があった」
「入居ビルで火事が発生した」

社内や関係者からの報告を受けて危機管理責任者が判断し、緊急連絡網を発動します。

連絡する順番・フローを決める

に、1で洗い出した状況では誰にどのようなフローで連絡するべきか検討します。
緊急時には情報が錯そうしやすいため、連絡の順番を定めることで混乱を防ぎます。

例
・危機管理本部から部へ、部から課へ、課からメンバーへ、と順を追って連絡するフロー
・危機管理本部から従業員へ一斉連絡するフロー

また緊急連絡を周知するだけでなく安否確認や緊急対応可否の返事をもらう場合には、情報を収集するフローも定めておく必要があります。

例
・メンバーから課、課から部へ、部から危機管理本部へ、順を追って収集するフロー
・メンバーから危機管理本部へ収集するフロー

緊急連絡の内容によっては特定の部門や階層までの連絡となる場合も考えられますし、緊急連絡に使用するツールによっても連絡フローが変わると考えられます。

1の状況を考慮して連絡フローを定めるとよいでしょう。

連絡・集計・報告・管理の役割分担をする

緊急連絡と返信の収集をするにあたり、グループ単位で連絡・集計の担当者を決めておく必要があります。

一般的には部門長などの管理職が担当になることが多いです。さらに、各部門との連絡・集計を行い危機管理本部（役員クラス）へ報告する危機管理担当者も定めておくと状況把握がスムーズになります。

また、緊急連絡網には従業員の個人情報が記載されているため慎重に取扱う必要があります。
管理者を決めて一部の人間しか閲覧できないようする、といったプライバシーへの配慮をすることが重要です。

連絡先と連絡手段を選定する

続いて、緊急連絡網を使う状況を念頭に置き、連絡手段を選定します。主に電話、メール、SNS、チャット、安否確認システムなどが挙げられます。

かつては「自宅の電話番号を載せた名簿を従業員に配る」というのが一般的な緊急連絡網でした。電話番号自体は現在も有効な連絡手段のひとつですが、個人情報保護の観点からプライベートの連絡先を全従業員に配布するような名簿形式の緊急連絡網は好ましくありません。

また、緊急を要するため連絡の到達率の高さや、連絡先を複数確保することも重要となります。

そういった点も踏まえて、危機発生時の連絡手段として利用する連絡手段とそれぞれのメリット・デメリットを一つずつ解説していきます。

電話

会社支給および私用の携帯電話、自宅の固定電話などで電話連絡をします。多くの人がいずれかの電話を所持しているためツール準備の負担が少なく、通知に気づきやすいメリットがあります。

ただし、自然災害時にはキャリアによる通信制限で電話が繋がりにくくなったり、一斉連絡ができない、1人ずつ連絡している間に状況が変化する可能性がある等の弱点があります。

なお、私用の携帯電話や自宅の固定電話を緊急連絡先とする場合は本人の同意が必要です。

また、昨今では迷惑電話を避けるため、知らない番号からの電話はすぐに出ないという方もいます。その度に連絡が途絶えてしまったり即時性が落ちてしまうため、緊急連絡の発信元番号も周知しておく必要があります。

■メリット
・ほとんどの人が連絡手段として持っているため、新たにツール導入せずとも運用できる。
・メールに比べて通知に気付いてもらいやすい。

■デメリット
・一斉連絡ができない。
・全員に連絡が行き渡るのに時間がかかり、対応が遅くなる。状況が変わってしまう可能性がある。
・通信制限で電話がつながらず、情報の到達率が低くなる可能性がある。
・伝達内容の記録が残らない。

SMS

SMSは、携帯電話番号を使用してメッセージの送受信ができます。
SMSアプリはほぼすべてのスマホにデフォルトでインストールされていて到達率が高く、データ量が軽いため通信回線への負担が少ないのがメリットです。
メールと異なり迷惑フォルダへの自動仕分けがされないため、見落としにくいのもメリットです。

一方で、1通で送信できる文字数の上限が70文字程度で、電話連絡同様に一斉送信ができないため、連絡に手間がかかるデメリットがあります。

■メリット
・ほとんどの人が連絡手段として持っているため、新たにツール導入せずとも運用できる。
・到達率が高い。

■デメリット
・一斉連絡ができない。
・全員に連絡が行き渡るのに時間がかかり、対応が遅くなる。状況が変わってしまう可能性がある。
・1通の伝達情報量が少なくなる。

メール

メールも緊急連絡に使用する手段のひとつです。社用パソコン、社用携帯電話、私用メールアドレスが緊急連絡先に登録するメールアドレスとして挙げられます。

一斉送信が可能なので電話やSMSに比べて全体へ情報をいきわたらせる時間を短縮できます。文字数制限がなくファイル添付もできることがメールのメリットです。

ただし、受信側の設定によって受信拒否になっていたり迷惑メールと判断されるなど届かない場合があるため、事前に受信テストをする必要があります。

また送信側はメールの到達率や誰に届いていないかが分からないため、受信確認や安否確認など状況把握をしたい場合には、返信やフォーム入力してもらうなど受け取り手のアクションが必要です。

その際、各従業員が独自に連絡をすると報告の仕方や情報の粒度が異なり集計が大変になってしまいます。あらかじめ安否確認の報告フォーマットや安否確認用フォームを作成しておくと楽になります。

個人情報保護の観点から、私用メールアドレスを緊急連絡網に載せる場合には本人の同意を得るほか、私用メールアドレスを含めて一斉送信する場合には、他の従業員に私用メールアドレスを知られることがないように送信方法に注意が必要です。

■メリット
・一斉送信が可能。
・文字数やファイル添付などの制限がほぼないため、細かな確認・周知や報告に対応できる。

■デメリット
・受信拒否や迷惑メールと判断され届かないことがある。
・安否確認など受信側が返信や報告アクションをする場合には、報告内容や情報の粒度がばらばらになりやすい。
・災害時に通信制限でつながりにくいことがある。

ビジネスチャット・SNS

SNSやビジネスチャットも緊急連絡網の手段になり得ます。例えばLINE、Slack、teams、Chatworkなどが挙げられます。業務で普段から全社的に利用している場合には使い慣れたツールとなるのでおすすめです。

一斉に周知することが可能ですし、「読んだ人はリアクションボタンを押す」「確認しました。とコメントする」等のルールを記載しておけば情報の到達率が分かります。

しかし、人数が多い場合には集計が難しくなるデメリットがあります。

また、私用携帯電話にもビジネスチャットアプリをインストールしてもらう、私用アカウントを共有してもらう等、電話やメールに比べて従業員へ浸透させるハードルが高い可能性もあります。私用アカウントを使用する場合は従業員間のトラブルにも注意が必要です。

■メリット
・一斉連絡ができる。
・リアクションをルール化することで情報の到達度合を把握できる。

■デメリット
・人数が多い場合には集計が難しい。
・私用携帯電話にもアプリインストールしてもらうなど浸透のハードルが高くなりやすい。

安否確認システム

安否確認システムは、緊急時の連絡に特化した連絡ツールです。

一斉連絡ができ、フォーム回答のように簡単に安否確認の報告・自動集計ができるため、情報の到達度や誰が確認できていないかといった状況を簡単に把握できます。地震や特別警報をトリガーにした自動送信機能もあり、送信者の負担が軽減されます。

多くの安否確認システムでは1人に対し社用・私用など複数のメールアドレスを登録でき、メールとアプリなど複数の通知手段があり災害時でも到達率が高いのが特徴です。

電話やメールと同様に、安否確認システムに私用メールアドレスを登録してもらう際には本人の同意が必要となります。

また、導入コストがかかったり、導入の際に従業員への利用説明が必要など、導入時のハードルが高いことがデメリットです。

■メリット
・一斉送信ができる。
・報告テンプレートや自動集計ができ状況把握が簡単。
・地震や特別警報をトリガーにした自動送信機能があり送信者の負担が軽減される。
・複数の通知手段があり到達率が高い。
・未回答の従業員へ自動で再連絡ができ手間が削減できる。

■デメリット
・使い方の説明が必要などシステムを浸透させるハードルが高い。
・導入コストがかかる。

緊急連絡網に必要な連絡先を収集・記載する

用途や目的にあった緊急連絡手段を決定したら、必要な連絡先を収集し緊急連絡網に記載します。情報の伝達率を高くするため、緊急連絡先には複数の連絡先を登録してもらう必要といいです。

例えば電話の場合は、社用携帯電話、私用携帯電話、自宅の固定電話の番号を。

メールの場合では、社用メールアドレス、私用のPCメールアドレス、私用の携帯電話キャリアのメールアドレスをそれぞれ緊急連絡先として収集します。

より情報を伝達しやすくするため、連絡先以外に部署や事業所、住まいのエリアなどグループに分けてリスト化すると分かりやすくなります。これらは社員情報を参照することにより整備できます。

なお、社員の私用連絡先を緊急連絡先に記載する際には事前に本人の了承を得るようにしましょう。

緊急連絡網を従業員に周知する

緊急連絡網が作成できたら、従業員へ周知しましょう。緊急連絡網には個人情報が記載されているため、周知の仕方には注意が必要です。

なお、災害は休日夜間に発生することが多いため、したがって緊急連絡網も休日夜間に発動しやすいことが考えられます。

休日夜間でも滞りなく緊急連絡できるよう、周知の際には緊急連絡網の必要性について啓蒙活動をしたり、発信元電話番号やメールアドレスを受信できるようにしておく、アプリをインストールし登録してもらう等の協力を得られるとよいでしょう。

緊急連絡網に沿った緊急連絡訓練も周知、活用の徹底に有効です。

緊急連絡網の運用上の注意点

緊急連絡網を運用するうえで、企業が注意すべき点について紹介します。

保管場所

緊急時に慌てずに連絡できるよう、緊急連絡網はすぐに確認できる場所に保管しておきましょう。

たとえば、オンラインストレージ上、PCや携帯電話のローカルフォルダ、印刷してオフィスと自宅に置いておく等、オンライン・オフラインどちらかが使えない状況でも緊急連絡網を活用できるようにしておくことが大切です。

その際、緊急連絡網は個人情報を含むため情報漏洩しないよう保管方法には注意が必要です。

個人情報の保護・情報漏えい対策

緊急連絡網に記載されている氏名、電話番号、メールアドレスは個人情報にあたります。

緊急連絡先を収集する際には目的を告げて同意を得る必要があるのはもちろん、流出・悪用されることがないよう慎重に取り扱わなければなりません。

たとえば、PC・スマホに保管する場合には不正アクセス・ウイルス感染などに備えた対策を、クラウド上に配置する場合はアクセス制限・ダウンロード制限など、紙で配布する場合は鍵付きの引き出しに保管させる等が対策として考えられます。

一様の緊急連絡網ではなく、その人が連絡すべき相手の連絡先だけを記載して、それ以外の個人情報の記載を最小限に押さえるという方法も考えられますが、個別に用意する手間や連絡がつかなかった場合を想定して何人先まで開示するか等を考えると現実的ではありません。

少ない負担で緊急連絡網の個人情報の保護、情報漏えい対策を行いたい場合には、セキュリティ対策がしっかりされた安否確認システムがオススメです。

不正利用対策

外部への流出だけでなく、社内での不正利用対策も大切です。

個人情報の管理者や、ビジネスチャット以外のSNSを使う場合にはすべての従業員を対象にコンプライアンス研修を行うなど、不正利用による個人間のトラブルや被害が生じないよう対策を講じることも検討してください。

想定外への対応

緊急連絡網を使用するような状況では、責任者が不在、連絡網が途中で途絶えてしまった等、様々な想定外のシチュエーションが考えられるでしょう。

緊急時には誰でも適切な判断を下すことが難しくなります。想定外のシチュエーションを想定して予め対応パターンを決めておくと安心です。

例
「Aさんに連絡がつかない場合は次のBさんに連絡し、15分後Aさんに再度連絡する」
「責任者不在の場合はCさんを代理に立てる」

企業規模別のオススメ緊急連絡網の連絡手段

これまでの緊急連絡網の作り方や注意点をふまえて、企業規模に沿ったおススメの緊急連絡網の連絡手段を紹介します。

少人数企業・組織がシンプルな企業

電話、メール、SNS、ビジネスチャットなどがおススメです。

人数が少ない場合や組織がシンプルな場合は情報の周知や集計もシンプルにできますので、普段から業務で利用している連絡ツールに+αで複数の連絡先を組み合わせた状態にできるとよいでしょう。

中規模企業

従業員数が100人を超えると、電話、メール、ビジネスチャットいずれにしても一斉連絡や安否確認のやり取りが煩雑になり、集計担当者にとっても負担が大きくなります。

危機管理本部から部門担当者への緊急連絡は電話で、以下の階層ではメールやビジネスチャットを連絡手段とする、といったこともできるかもしれません。

個人情報の取り扱いにも注意が必要なため、安否確認システムの導入もオススメです。緊急連絡のテンプレートを用意できたり自動集計ができるため、煩雑な緊急連絡をシンプルにすることができます。

また安否確認システムを導入する際にはコストがかかりますが、安否確認だけでなく拠点の影響確認、リスク情報の収集、対応事項チェックリスト機能もついたサービスもあります。

大規模企業・組織が複雑な場合

従業員数1000人以上など大規模の企業になるといよいよ緊急連絡網の管理が難しくなります。一斉連絡や自動集計できる安否確認システムの導入をオススメします。

従業員数が多くなると情報の到達に時間がかかってしまいがちですが、テンプレートや緊急連絡対象の絞り込み、階層・管理者権限のカスタマイズできたりと、緊急時の初動を素早く指示できるため、問題解決と事業再開のスピードを早めることができます。

まとめ

企業向けの緊急連絡網は、災害・事故・トラブルなどの緊急事態において、すみやかに状況を把握・周知し、事業を早期に復旧させるために欠かせません。

あらためて、企業向け緊急連絡網の作成方法とポイントは以下の通りです。

企業向け緊急連絡網の作成方法

• 急連絡網を使う状況・発動条件を明確化する
• 連絡する順番・フローを決める

• 連絡・集計・報告・管理の役割分担をする

• 連絡先と連絡手段を選定する
• 緊急連絡網に必要な連絡先を収集・記載する
• 緊急連絡網を従業員に周知する

緊急連絡網を運用するポイント

• 保管場所に注意する
• 個人情報の保護・情報漏えい対策をする
• 不正利用対策をする
• 想定外への対応を検討する

利便性とセキュリティの双方に長けた緊急連絡網を作成、運用するには安否確認システムの活用をおすすめします。

レスキューナウのオールインワン危機管理サービス「imatome」 では、複数の連絡先を登録でき本人以外には原則非表示となっているため、個人情報を守ることが可能です。

さらに従業員の安否確認だけでなく、拠点の影響確認、災害・危機情報の収集、対応事項のリスト化ができるため、一般的な安否確認システムと同等のコストで危機管理業務のすべてをカバーすることができます。

緊急連絡網の作成と運用フローに悩んでいる方は、ぜひ「imatome」をお試しください。資料・お問い合わせも承っております