不動産業 A 社様

業種   不動産業
・全国に管理物件がある
・統括管理者が少数

ステータスCheckerを選んだ理由

 
お悩み・課題 ①特定の震度以上の地震が起きたときは、運用物件の状況を確認することが社内規定となっているが、情報収集は電話・メールで、取りまとめは表計算ソフトで実施していたため、PCやインターネットが使えない場合に対応できなくなるリスクがあった。

②電話・メールおよび表計算ソフトでの手動管理のため、転記ミスや入力ミスなどのヒューマンエラーで誤集計するリスクがあった。

③災害時の対応業務が属人化する傾向にあり、災害発生が深夜の場合や、担当者が被災した場合など、状況確認ができなくなる可能性があった。

④業績好調で運用物件が増えており、手動管理での対応に限界を感じていた。
 
 得られた効果

・業務負担の大幅な軽減を実現し、肌感覚で対応の時間と工数が導入前より3 分の2 以上削減できた。

・被害報告の要請もテンプレートの活用で5 分程度と大幅に短縮。報告漏れがほとんどなく催促の手間もかからない。結果として、日常業務への影響も格段に少なくなった。

オフィスビル、産業施設、商業施設、ホテル、住宅等幅広く手がけているA社様。地震など災害時の被害状況を迅速に把握できるレスキューナウの「ステータス
Checker」導入前はどのような課題があったのでしょうか。
地震などの災害時は、運用物件の被害状況を迅速に把握する必要があります。当社では、特定の震度以上の地震が起きた場合、状況確認をするという社内規定があり、物件の担当者が対応をしていました。

しかし、情報収集や取りまとめ、さまざまな部署との連携などの対応が属人的になっている傾向がありました。担当者自身が被災した場合や、何らかの事情でPC・スマートフォンが使えなかったり、電話やインターネットなどの通信ネットワークに接続できなかったりした場合は、被害状況の把握ができなくなってしまいます。そのリスクをなんとか回避しなくてはならないと思っていました。

また、電話やメールで状況を聞いて表計算ソフトに入力するという手動管理だったことも課題でした。状況の変化をリアルタイムで反映できないだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーはいつ起こるかわかりません。慌ただしく集計していると、ミスに気づかず誤ったデータが残ってしまうおそれもあります。事業の幅を広げる中で、物件数が大きく増えていることもあり、手動管理に限界を感じていました。
物件の担当者は複数名いるものの、統括者が少数であるというのも、システム化を検討した理由です。
運用物件の被害状況を把握できるシステムを導入するにあたって、どのような選定基準を設けたのでしょうか。選定の経緯も可能な範囲でお聞かせください。
外せない要件は大きく分けて2 つありました。1 つは、地震発生時に自動で被害状況の報告依頼を配信できることです。いつ発生するかわからない上、発生するたびにエリア・震度を確認するのは、当社の物件担当者だけでなく現場を管理する不動産管理会社にも大きな負担がかかりますので、自動配信は必須条件としていました。

もう1 つは、管理者を複数設定できることです。運用物件は日本全国にあり、管理をしている不動産管理会社も複数ありますので、当社の担当者だけが管理者になるのではなく、物件管理に携わる全ての関係者が活用できる仕様であることが好ましいと考えておりました。その点では、研修をしなくとも直感的に使えるデザインであることも、要件の1 つでした。

これらの条件に合うものを探して、いくつものシステムを比較検討しました。当初候補としたのは、災害時にメールが自動配信される安否確認システムです。しかし、複数の管理者を設置できなかったり、自動配信の震度設定に制限があったりと、最終的に残ったのがレスキューナウの「ステータスChecker」ともう1 社の製品でした。
いくつもの製品を検討された中で、レスキューナウの「ステータスChecker」を導入した決め手は何だったのでしょうか。
最後まで候補に残ったレスキューナウの「ステータスChecker」ともう1社の製品は、当社の規定に沿った震度での自動配信が可能で、管理者も複数設定することができました。建物単位の管理が可能なのも魅力的でした。

【導入の決め手1:深刻度の色分け表示など、一目で状況把握できるビジュアル】
その中でレスキューナウの「ステータスChecker」を選んだ決め手のひとつは、管理画面のビジュアルでした。とりわけ素晴らしいと感じたのが、被害状況の深刻度が色分け表示されることです。無料トライアルで全物件を一覧にしてテストしてみたのですが、思った以上に一目ですぐ状況把握できることがわかりました。

【導入の決め手2:外部の不動産管理会社とのやりとりがスムーズにできる】
被害報告や、自動集計された一覧画面の閲覧を自動配信メールからワンタップ(ワンクリック)で閲覧できるのも、「ステータスChecker」の優れている点であると思います。こうしたシステムはいちいちIDやパスワードを入力してログインしなければならないものも多いですが、「ステータスChecker」は回答用URL から入ってそのまま回答が可能なので、迅速さが求められる災害発生時にストレスなく操作できるのは大きいですね。直感的に操作できるデザインなので回答がしやすいのも決め手となりました。外部の不動産管理会社へ十分にシステムの説明ができるとは限りませんので、誰でもすぐに使えるのはやはり魅力です。

【導入の決め手3:導入コストがリーズナブル】
不動産管理に適した充実の機能と、状況把握しやすいビジュアル、操作しやすいデザインを兼ね備えつつ、導入コストがリーズナブルだったのも決め手となりました。
今後の活用について検討されていることや、レスキューナウへの期待などございましたらお聞かせください。
経営層や投資家への報告に用いるサマリーがより洗練されるとありがたいですね。申し上げてきたように、ウェブ上の画面は非常に見やすくわかりやすいので、そのまま画面を共有するのもひとつの方法ですが、より情報を端的にまとめれば、投資や物件運用上の意思決定に役立てられると思っています。

加えて、スマートフォンアプリでの通知・回答を可能になると、より便利に利用できると思います。
自然災害が多くなっている今、迅速に状況を確認できるツールは不動産管理に欠かせませんので、今後さらに「ステータスChecker」が進化を続けてさらに使いやすくなることを期待しています。

ステータスCheckerとは?

レスキューナウ
株式会社レスキューナウ
〒141-0031 東京都品川区西五反田7-20-9 KDX西五反田ビル1F
TEL:03-5759-6775(平日9時-18時 受付専用)
ISMS-AC
IS 610416 / ISO 27001
登録組織:株式会社レスキューナウ
登録範囲:本社、不動前オフィスにおける
「危機管理サービスのシステム運用」「コンテンツ配信サービスのシステム運用」
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