災害時に拠点の被害確認・情報共有すべき内容とシステムの選び方

こんにちは。レスキューナウです。

台風のニュースが増えてくる季節になりました。

進路を変えながら移動する台風のようにある程度事前に来ることが分かる災害、逆に地震のようにピンポイントでいきなり発生する災害、、と色んな災害との関係が深い日本ですが、狭い国土とはいえ、自社の拠点や取引先が遠い地域にあることも多いかと思います。

遠い地域で災害が起こったりしたら、そこでどんな被害が発生しているか足を運んで見に行くなんてことはあまり現実的ではありませんし、災害で交通網が乱れているときはなおさらです。

１つの拠点だけならまだしも、複数の拠点が全国に散らばっていたりすると、報告内容がバラバラで本部では収集がつかなくなってしまいます。

そこで今回は拠点の被害状況で共有すべき内容と、情報共有のシステムを選ぶときのポイントを紹介します。

企業が拠点の被害確認をすべき理由

災害時、企業はBCP（事業継続計画）の観点、そして安全配慮義務の観点から、企業は拠点・現場の被害確認をする必要があります。

従業員の安全確保のため

災害が発生したら従業員を大切にするという見方で安全を確認するのと同時に、災害から復旧する際の人員の把握や確保のために安全確認をする必要があります。

二次被害の防止のため

例えば自社施設などに浸水したきたときに機器の故障を防ぐためには、生産ラインを止める指示が必要となります。そのためにもまずは現場の状況を把握する必要があります。

さらに、拠点に従業員が残っているとその後に人的被害が出ることもあるので、まずは避難するよう指示することが大切です。

事業継続が難しい事業所を把握し、代替手段を検討するため

災害時に生産設備が被災してしまうと生産が中断してしまうので、納期の遅れやサプライチェーンの乱れ、売上減少の恐れがあります。そこで代わりに稼働を増やす拠点を探したりなど代替手段を検討することが必要になります。

復旧の必要がある事業所を把握し、支援するため

機器が故障したり、壁にひびが入ったりなど、復旧の必要がある事業所を把握することで、修理業者を呼ぶ・支援物資を送るなど現場への支援がしやすくなります。

拠点の被害状況で確認・共有すべき内容

被害状況で情報共有すべき内容は、大きく４つに分けることができます。
人的被害、建物被害、営業可否、支援要請です。

人的被害

人的被害については、現場でのとりまとめが必要ですが、

• 無事な人の人数
• 軽傷者の人数
• 重傷者の人数
• 被害の詳細について

この内容があると全体感を把握しやすくなります。

自社従業員だけでなく来訪者の負傷についても確認すべきところです。

被害の詳細については、

• 所属
• 氏名
• 容態

があると報告がまとめやすくなります。

建物被害

建物被害については、現場で確認しながらの報告となりますが、

• 建物の損傷無し
• パーティション、窓ガラスなど軽微な損傷があるか？
• 壁、柱、梁の亀裂や破断があるか？
• 半壊か全壊か？
• ライフラインが稼働しているか？

といった項目をそれぞれ確認して把握する必要があります。

営業可否

その拠点が、継続して営業できるかどうかも本部としては把握しておきたいものです。

• 営業を継続できている
• 3日以内に営業再開が見込める（ここの日数は各社ごとに異なります）
• しばらく営業再開が出来ない状態

というように営業可否を報告してもらいましょう。

支援要請

支援要請については、

• 支援要請は不要
• 支援要請が必要
• 支援要請が必要な場合、どんな支援が必要か？
• 物資の場合はどのくらい必要か？

などが確認できると支援がしやすくなります。

被害状況の確認・共有方法は？

被害状況を確認するのにはどんな手段があるのでしょうか。

すぐに思いつくのは電話やメールかと思いますが、専用システムも含めてメリット・デメリットをご紹介いたします。

電話やメール

メリット：どの企業も導入しているためコストがかからない

デメリット：大災害時、輻輳状況が悪化して時間がかかる場合が想定される。集計など状況をまとめる作業が発生する

ビジネスチャット

メリット：すでに導入していればコスト0。輻輳状況の影響を受けづらい 

デメリット：集計作業が必要になる

ホワイトボード

ホワイトボードは特に本部内での情報共有ではコロナ前は主流でした。

メリット：メンバーで同じものを見ながら、共通認識をもって議論しやすい

デメリット：オンラインでは書き込みができないので機能しない。書いたものを共有することはできる。

専用システム

メリット：集計作業が不要。自動起動機能があると現地に確認する作業が削減される。他のやりとりで報告が埋もれることがない

デメリット：多少のコストがかかる

被害状況の情報共有を確認・集約するシステムの必須条件

災害時に拠点の被害状況で情報共有すべき内容、確認手段について見てきましたが、
ここからは被害状況の集約にメリットがある専用システムについて詳しく見てまいります。

多くの企業様では電話・メール等を利用されていますが、前述したように集計・集約作業に時間が取られてしまうことに課題を感じられている担当者さまが多いです。

そこで最近、業務の効率化を目的に導入する企業が増えているのが、被害状況を集約するシステムです。
今回は被害状況を集約するシステムを選ぶ際に「この機能はついていて欲しい！」というものを紹介します。

報告指示を自動で送信できる

災害が起きるのが平日の昼間とは限りません。指示する側が寝ている時間帯かもしれません。
そこで重要なのが被害報告指示を自動で行えるシステムです。

例えば地震の震度によって自動で報告指示が拠点に飛ぶシステムだと漏れなく、そして素早く状況把握できるようになります。

被害状況が俯瞰的・直感的に分かる

拠点が多い場合に、全体としてどのくらいの被害状況なのかを把握できると経営判断もしやすくなります。

1画面の中でビジュアルで被害状況を理解できる作りになっているシステムを選びましょう。

例えば、拠点ごとに深刻度が色分けされ、深刻な被害の拠点はレッド、中程度の被害の拠点はイエロー、被害なしの拠点はグリーンといったように見える化されていると一瞬で被害状況の把握ができます。

拠点ごとの被害状況を画像もまじえて確認できる

情報共有をする際にテキスト情報だけだと現場の状況を手に取るようには分かりません。
できれば被害を受けた場所・機材などの写真や、拠点の全体を見渡せる写真も報告してもらうと本部が状況を把握しやすくなります。

情報共有システム上で画像が添付できるのか確認してみてください。

回答の方式が選べる

拠点が被害状況を報告する際は、選択式が簡単ですが、負傷した方の人数やその詳細などは自由記述したいものです。

チェック式の回答のほかに、テキスト入力できる欄を設置したり、写真添付など自由に回答方式を選べるかどうかもポイントです。

PC・スマホ両方で情報共有できる

災害や危機が発生したときに、PCだけでしか回答できないシステムは選ばないようにしましょう。

撮影した写真をPCでアップロードするのは手間のかかることですし、被害が出た箇所から離れていると状況をリアルタイムかつスムーズに報告しづらくなります。

スマホで回答できるシステムなら被害箇所を見ながらその場で回答できますし、写真の添付も簡単です。

初動の手順を確認できる

災害の被害が発生した際は現場は混乱状態にあることが予想されます。そんな中でBCPなど災害時の対応マニュアルを引っ張り出してきて、それに従って行動するというのはなかなか手間がかかります。

被害状況を集約するシステムの中にあらかじめ初動対応の手順を登録しておけるなら、情報共有や報告をしながら初動対応ですべきことを把握できるのでとても便利です。

自動で集計できる

各拠点の回答が自動で集まってきても、地域ごと・グループごとや全体の数値として集計されていかないと災害対策本部が判断をする材料としては不十分です。

各拠点からの情報共有が集約されるだけでなく、しっかり集計してくれるシステムを選びましょう。

システム利用の訓練ができる

災害はいつ起こるか分かりません。めったに起きない災害が起きるとどうしても混乱してしまうものです。

そこで大切なのが定期的に災害時の対応を見直し、訓練しておくことです。
これは被害状況の報告業務にもいえることで、報告指示や回答、集計の流れを事前に訓練しておきましょう。

そのためには訓練として起動できる機能がシステムに必要です。

時系列で回答履歴が追える

災害で大きな被害が出ると報告も一回では終わりません。

被害が収束するまでに何度も経過報告が必要になります。

どのように事態が動いているのか？をさかのぼって振り返りができることはすごく重要なポイントです。

まとめ

災害の拠点被害について情報共有すべき内容とシステムの選び方、というテーマでお伝えしてきましたが、いかがだったでしょうか？

実はレスキューナウでは今回紹介した被害状況の情報共有を集約するシステムの必須条件を全てクリアしているシステム（ステータスChecker）をご提供しています。

さらに、レスキューWeb MAPという災害情報と拠点情報を、一枚の地図上で把握できるシステムと連携すれば、拠点の被害状況を地図上で確認できるようになり非常に便利なものです。

もし興味をお持ちの方はこちらからご覧ください。
最後までお読みいただきありがとうございました。