事業所・調達先ごとの被害確認を効率化する方法

近年、地震や大雨などの災害が頻発し、ビジネスにおけるリスクマネジメントもますます重要となっています。本記事では、企業の総務部門または調達部門に所属する担当者の方々を対象に、災害時に必要な被害確認を効率化する方法について詳しくご説明します。

災害リスクの高まり

近年、地震や大雨の発生頻度が高まっています。

下記のグラフは、1923年以降における震度1以上の年間発生回数と1976年以降の1時間降水量50mm以上の年間発生回数になります。

年により変動はありますが、オレンジ色の近似曲線に注目していただくと年々リスクが高まっていることがお分かりいただけるかと思います。

気候変動により年間の雨量自体も増加傾向にありますが、1時間あたりに大量の雨が降る「豪雨」の回数が増えていることがわかっています。甚大な被害が出やすくなっているため、企業側も水害リスクに注視する企業が増えて来ています。

また、地震に関しては、2000年以降に顕著な増加が見受けられます。震度7の地震だけでも4回（新潟県中越地震、東日本大震災、熊本地震、北海道胆振東部地震）あり、大きな地震とその余震が回数の増加に影響しているものと考えられます。

※グラフは、気象庁データを基にレスキューナウが作成。

震度別の年間発生回数

震度別に見た場合、平均して年に何回発生しているのか算出してみました。なお、2000年以降のデータを基に算出しています。

※表は、気象庁データを基にレスキューナウが作成。

「震度●以上が発生した場合、該当拠点に被害確認を実施する」と閾値を設けてルールを決めている会社も多いのではないでしょうか？
 
オフィスや工場の場合は、震度5強や震度5弱などを閾値に設定している会社もありますが、店舗や商業施設などでは震度4以上を設定されている会社が多く見受けられます。

閾値にもよりますが、多くの担当者が相当の頻度で被害確認を実施されていることが伺えます。

確認先の数が少なければそれほどの負担にはならないかもしれませんが、事業所数や取引先数が増えてくると、様々なお困りごとが発生してきます。

担当者が抱えるよくあるお困りごと

当社がお客様より多くお伺いする相談内容を紹介いたします。

• タイムリーに災害に気付き、対応を開始することが難しい
• 災害発生地域にある事業所・調達先の特定や連絡アクションに思いのほか時間がかかる
• 集めた回答の情報メッシュがバラバラで集約が難しい
• 他のチームでも並行で同じような情報を集めてしまい情報が錯そう、重複、遅延する

 
最近では、上記のお困りごとを解決するため、ITツールを活用する企業も増えてきています。
本記事では、その中でも費用がかからずに実施できる方法を2つ紹介いたします。

安否確認システムを活用する方法

安否確認システムを導入している企業の場合、安否確認システムを応用することで建物・設備の被害確認まで実施することが出来ます。

安否確認システムは、メールまたはアプリであらかじめ設定したアンケートを送信することが出来ます。従業員に安否を尋ねるテンプレートとは別に、建物の被害状況を確認するテンプレートを用意しておけば、オフィスや工場の被害確認まで実施できます。

安否確認システムを活用するメリット

• 気象庁の情報と連動して対象地域にのみ自動でメールを送ることが出来る
• 回答が自動で集計され、最新の回答に自動でマージされる
• 未回答者にメールを再送する機能も備わっている

※お使いのシステムによっては、対応していない場合もあります。

安否確認システムを活用するデメリット

• 設問数や回答方式に制限があり、必要な項目を確認しきれない
• 回答する際にファイルのアップロードが出来ない（写真など）
• 自社の従業員のみしか登録がないため、調達先など社外の被害確認には活用できない

Googleフォーム等の無料フォームツールを活用する方法

Googleフォームは無料で誰でも利用できるため、費用をかけずに実施できます。また、非常にわかりやすい操作性に加えて、無料なのに機能が豊富な点がオススメです。

なお、有料フォームツールのフリープランを活用する方法もありますが、一部の機能しか使用できず、やりたい運用が実施できない場合が少なくありません。そのため、本記事ではGoogleフォームをベースに紹介いたします。

Googleフォームを活用するメリット

• リンクを知っている人であれば、誰でも回答できる
• 回答結果がグラフで表示されるため状況を可視化できる
• ラジオボタン、チェックボックス、均等目盛、自由記述など多様な回答方式がある
• ファイルアップロードが可能

Googleフォームを活用するデメリット

• 災害を自動で検知する機能はないため、自分たちで気付かないといけない
• 通知機能がないため、別のコミュニケーションツール等と併用する必要がある
  例）SlackやTeamsでGoogleフォームの回答URLを送信して回答を依頼する
• どの事業所・調達先の被害有無が明らかになれば作業完了なのかの特定作業が必要となる
  例）災害発生地域の住所と事業所リストの住所を突き合わせる作業など
• 被害報告用のアンケートをイチから考えて準備する必要がある

専用ツールを導入する動き

災害の7割以上は休日や夜間に発生しています。自動起動機能がない場合、担当者が慌てて現場に連絡することになりますが、休日や夜間だと対応が遅れてしまうことも考えられます。

また、大きな災害の場合、1回の被害確認で終わることは少なく、時系列で状況を追っていく必要があります。

そのため、オフィスや工場（調達部門の方は調達先）がそれなりの数になる企業は、専用ツールの導入を検討される場合が増えてきています。

被害確認専用のツールとは

近年、災害時に事業所（オフィス、工場など）や調達先などの被害状況を確認するための専用ツールを提供する会社が増えてきています。

各社により詳細な機能などは異なりますが、専用ツールであれば自分たちがやりたいことを実現できる機能が実装されている可能性が高いです。

もちろん別途導入コストはかかりますが、近年の災害リスクの高まり等を考えた場合、有益な選択肢のひとつではないでしょうか？

「無料で出来る方法」と「専用ツール」の比較

上記で紹介した「安否確認システムを活用する方法」、「Googleフォームを活用する方法」と「専用ツールを導入した場合」を比較して表にまとめました。

専用ツールの導入について社内で稟申する際などにご活用いただければと思います。

※お使いの安否確認システムや導入を検討する専用ツールにより異なる可能性があります。

※△は、スプレッドシート上で作業することにより、一部可能になります。

最後に

被害確認を効率化することで、状況把握までの時間が短縮され、早期の対応を可能にします。
結果、企業は被害を最小限に抑えることができます。

この機会に効率的な被害確認方法を検討されてみてはいかがでしょうか？

なお、弊社が提供する被害確認専用ツールは、こちらから詳細をご覧いただけます。

また、レスキューナウでは、現在新しい被害確認専用ツールを開発中です。開発段階のツールについて詳細が気になる方は下記をご覧ください。

「こんな被害確認ツールがほしい」「こんな作業が自動化されると楽になる」等、皆様のご意見やご要望を絶賛募集しております！